Ordliste for oppdraget: hva den er og hvorfor den sparer deg tid

Hva en ordliste er i dette arbeidet

Når vi snakker om språkkontroll og terminologi på kurset, kommer vi raskt til ordlisten. Det er ikke noe stort oppslagsverk. Det er et kort dokument, ofte bare en side eller to, som hører til ett bestemt oppdrag. Der står de ordene og navnene som dukker opp i opptaket, og som du må skrive likt hver gang.

Tenk deg et webinar om kommunal vannforsyning. Taleren sier først «vannverk», senere «vannbehandlingsanlegg», og nevner i tillegg en etat med et langt navn som kan forkortes på flere måter. Uten en fast avgjørelse ender du med tre skrivemåter i samme fil. Ordlisten fester valget før du skriver videre.

Poenget er ikke å være pedantisk. Leseren av en transkripsjon eller en undertekst merker uregelmessigheter, selv om vedkommende ikke kan peke på dem. Et ord som skifter form midt i teksten får innholdet til å virke slurvete, og da faller tilliten til resten.

Hva som hører hjemme i listen

Jeg anbefaler å dele listen i tre grupper, slik at den er lett å bruke mens du skriver. Første gruppe er fagord: begreper som ikke finnes i vanlige ordbøker, eller som brukes i en spesiell betydning i miljøet opptaket kommer fra. Skriv både ordet og en kort merknad om bøyning eller sammensetning.

Andre gruppe er egennavn: personer, steder, organisasjoner, produktnavn og kurs. Her er stor og liten forbokstav, bindestrek og mellomrom ofte det som går galt. Tredje gruppe er forkortelser og tall, der du bestemmer om det skal stå ut eller i kortform, og hvordan datoer og enheter skrives.

Hold listen kort. Tar du med hvert eneste ord du er usikker på, blir den et dokument du ikke orker å slå opp i. Ta med det som gjentar seg, eller det som er lett å feile på.

• Fagord med riktig skrivemåte og eventuell merknad
• Egennavn, inkludert stor forbokstav og bindestrek
• Forkortelser og hvordan de skal skrives
• Tall, enheter og datoer i fast form

Slik bygger du listen mens du jobber

Du trenger ikke lage hele listen før du begynner. Min vanlige fremgangsmåte er å høre gjennom de første minuttene av opptaket og notere alt jeg stopper opp ved. Deretter sjekker jeg skrivemåtene mot en pålitelig kilde, helst oppdragsgivers egne nettsider eller materiale, siden de selv bestemmer hvordan navnene deres skrives.

Mens arbeidet pågår, legger jeg til nye ord fortløpende. Hver gang jeg slår opp noe, noterer jeg resultatet, slik at jeg ikke må gjøre det samme oppslaget to ganger. Det virker som en liten ting, men på et opptak på halvannen time er det mange oppslag som ellers ville blitt gjentatt.

Til slutt søker jeg i filen etter hvert ord på listen for å se at alle forekomster er like. De fleste tekstprogrammer kan finne og erstatte, og det er ofte slik uregelmessigheter oppdages, ikke ved gjennomlesing alene.

Når kilden og taleren er uenige

Av og til sier taleren noe annet enn det som står skrevet i kilden. En foreleser kan uttale et navn på en måte som ikke samsvarer med skrivemåten, eller bruke et uformelt ord for et begrep som har en offisiell betegnelse. Da må du ta en avgjørelse, og avgjørelsen bør stå i ordlisten.

Hovedregelen min er at undertekster og transkripsjoner følger den etablerte skrivemåten, ikke uttalen, så lenge meningen er den samme. Taleren sier «uni», og teksten kan godt si «universitetet» hvis oppdragsgiver ønsker en ryddig tekst. Ønsker de ordrett skrift, beholder du det talte ordet.

Er du i tvil, spør. Et kort spørsmål til oppdragsgiver før levering er langt bedre enn å gjette. På kurset øver vi på akkurat dette: å formulere spørsmålet slik at det kan besvares med et ord eller to.

Ordlisten som del av leveransen

Mange glemmer at ordlisten kan være nyttig for kunden også. Legger du den ved leveransen sammen med en kort notis, ser oppdragsgiver hvilke valg du har tatt, og kan rette dem hvis noe ikke stemmer. Det gjør dialogen etterpå mye enklere.

Neste gang du får et oppdrag fra samme kunde, har du dessuten et ferdig utgangspunkt. Listen kan vokse over tid og bli en fast del av samarbeidet. Kunder som får dette, opplever ofte at arbeidet blir mer forutsigbart, og at tilbakemeldinger handler om innhold i stedet for om skrivemåter.

Husk bare å holde listen oppdatert. En gammel versjon med feil skrivemåte er verre enn ingen liste, fordi den gir en falsk trygghet. Legg inn dato og versjon øverst, så er det tydelig hvilken som gjelder.

• Legg ordlisten ved leveransen som eget vedlegg
• Merk listen med dato og versjon
• Gjenbruk den ved nye oppdrag for samme kunde

En enkel start for deg som er ny

Er du nybegynner, start smått. Velg en video på ti minutter, og lag en ordliste med bare tre kolonner: ordet slik det skrives, hvor du fant skrivemåten, og eventuelle merknader. Det er nok til å vise hvor mye jevnere teksten blir.

Etter noen oppdrag begynner du å se mønstre. Visse typer ord går igjen i bestemte fag, og du får en følelse for hva som er verdt å notere. Den erfaringen er mye av det språkkontroll handler om i praksis.

I modulen om språkkontroll og terminologi øver vi nettopp på dette, med korte opptak og tilbakemelding på listene dine. Målet er ikke en perfekt liste, men en arbeidsvane som gir ryddige filer.

En ordliste er et lite verktøy med stor effekt. Den fester skrivemåter, gjør kontrollen raskere og gir kunden innsyn i valgene dine. Bygg den underveis, hold den kort, og legg den gjerne ved leveransen. Slik blir språket i filen jevnt fra første til siste minutt, og du slipper å lete etter de samme svarene om igjen på neste oppdrag.