Slik leverer vi: filformat og leveransenotis i kurset

Hvorfor vi har skilt ut leveringen

Mange som lærer å tekste og transkribere, legger all energi i selve skrivingen og tenker lite på hva som skjer når filen er ferdig. I høst har vi derfor flyttet leveringen ut som en egen del av modulen Levering og kundedialog, med egne øvelser og egen tilbakemelding fra instruktør.

Erfaringen vår er at en god tekst kan miste mye av verdien sin hvis den kommer i feil format, uten forklaring eller med uklare filnavn. Oppdragsgiveren skal kunne åpne filen, forstå hva som er gjort og gå videre uten å måtte ringe og spørre.

Denne artikkelen er den andre av tre om modulen. Den første delen handler om valg av filformat og hvordan en leveranse bygges opp, og her går jeg gjennom de to praktiske delene vi nå øver mest på.

Du trenger ikke forkunnskaper utover det du har lært i de tidligere modulene. Det som kreves, er at du har en ferdig tekst å levere, enten fra en øvelse eller fra eget arbeid.

Velg filformat ut fra hva filen skal brukes til

Det første spørsmålet i øvelsen er enkelt: hva skal oppdragsgiveren gjøre med filen? Skal undertekstene legges inn i en videospiller, brenne inn i selve bildet eller bare leses som tekst? Svaret avgjør formatet, og det er sjelden noe du bør gjette på.

For undertekster som skal ligge som egen fil ved siden av videoen, bruker vi vanlige tekstbaserte undertekstformater med tidskoder. For en ren transkripsjon passer et dokument som kan redigeres, ofte med talere merket og avsnitt satt inn for lesbarhet.

Deltakerne får en liten situasjon å ta stilling til: en kunde som skriver kort at de bare trenger teksten til en nettside. Da øver vi på å spørre tilbake i stedet for å anta, og på å skrive ned valget slik at det kan etterprøves senere.

Vi lærer også at samme innhold ofte bør leveres i to formater når bruken er uklar. Det koster lite ekstra, og det sparer begge parter for en runde med omarbeiding.

• Spør om bruken før du velger format
• Skriv valget ned i leveransenotisen
• Lever to formater når bruken er uklar

Leveransenotisen: kort, konkret og leselig

Leveransenotisen er den korte meldingen som følger med filen. Den skal ikke være en liten rapport, men den skal fortelle det oppdragsgiveren trenger å vite for å bruke filen riktig. Vi øver på å holde den til noen få linjer.

En god notis sier hva som leveres, i hvilket format, og hvilke valg som er tatt underveis. Hvis du har skrevet redigert i stedet for ordrett, skal det stå. Hvis et fagord eller et navn var usikkert, nevner du hvordan du har skrevet det og hvorfor.

Marit Haugland, jeg selv, gir skriftlig tilbakemelding på notisene i modulen. Det jeg oftest retter, er for lange innledninger og uklare formuleringer som ber oppdragsgiveren gjette. En setning som «sjekk gjerne navnene» sier ingenting, mens «navnet på selskapet er skrevet slik det står på nettsiden» sier nok.

Vi øver også på tonen. Notisen skal være saklig og vennlig, uten unnskyldninger og uten å love mer enn leveransen holder.

• Hva som leveres og i hvilket format
• Hvilke valg som er tatt i teksten
• Hva som er usikkert, og hvordan det er løst

Filnavn og ryddig mappe

Det høres kjedelig ut, men filnavn betyr mer enn de fleste tror. En oppdragsgiver som mottar ti filer kalt «ferdig_endelig2» må åpne alle for å finne riktig. Vi øver på et enkelt og lesbart system med tema, dato og versjon.

Samme prinsipp gjelder mappen du leverer. Undertekstfilene ligger sammen med transkripsjonen, og notisen ligger øverst, slik at den leses først. Ingenting skal ligge igjen fra arbeidsprosessen som oppdragsgiveren ikke har bruk for.

I en av øvelsene får deltakerne en rotete mappe og skal rydde den før den sendes. Mange oppdager at de selv har levert på samme måte tidligere, og at det er lett å rette opp når man først ser det.

Vi snakker også om hvordan du lagrer egne kopier. Du bør kunne finne igjen nøyaktig det som ble levert, hvis oppdragsgiveren kommer tilbake med spørsmål uker senere.

Å ta imot tilbakemeldinger på en ryddig måte

Den andre halvdelen av modulen handler om dialogen etter leveringen. Tilbakemeldinger kommer sjelden som en pent oppsummert liste. Ofte er det en kort e-post med to eller tre ting, noen ganger med motstridende ønsker.

Vi øver på å skille mellom rettelser som er feil i arbeidet og endringer som er nye ønsker. Det første retter du uten diskusjon. Det andre kan du gjerne ta, men du avklarer først hva det innebærer, slik at forventningene er like på begge sider.

En vane vi anbefaler, er å svare kort og bekrefte at du har forstått hva som ønskes før du begynner å rette. Det tar et halvt minutt og unngår misforståelser som ellers koster en hel runde.

Eirik Salvesen leder rollespillet der deltakerne svarer på ulike tilbakemeldinger, fra tydelige rettelser til vage uttrykk som «det føles litt tungt». Poenget er å trene på å stille gode spørsmål i stedet for å gjette.

• Skill rettelser fra nye ønsker
• Bekreft at du har forstått før du retter
• Spør når tilbakemeldingen er uklar

Hva du sitter igjen med

Etter denne delen skal du kunne velge et filformat du kan begrunne, skrive en leveransenotis på noen få linjer og håndtere en tilbakemelding uten å bli stående fast. Det er ikke store ferdigheter hver for seg, men sammen gjør de leveransen din til noe oppdragsgiver kan stole på.

Vi gir ingen garantier for oppdrag eller inntekt, og modulen er først og fremst en øvelse i håndverket. Det du tar med deg, er rutiner du kan bruke i det arbeidet du allerede gjør eller skal i gang med.

Neste artikkel i serien tar for seg selve dialogen med kunden i lengre forløp. Til da kan du øve på å skrive en notis til din siste tekst og lese den høyt: hvis den høres ryddig ut, er den trolig det.

Spørsmål om modulen kan du sende via kontaktsiden.

God levering handler om små, konkrete valg: riktig format, en notis som sier det som trengs, filer med navn man forstår og svar som viser at du har lyttet. Slike vaner tar kort tid å lære, og de gjør at arbeidet du la ned i teksten faktisk kommer frem til den som skal bruke den.